マニュアル作成

ホームページ作成ではマニュアルも作っておきましょう

マニュアル作成ホームページ作成を会社に依頼したり、社内の人間に頼む場合、実はマニュアルを作っておくことが非常に重要になります。マニュアルにはホームページ内のページ構造、対象としているブラウザ、画像の管理の方法、更新方法などを記入しておくと良いでしょう。マニュアルがないと取り返しのつかないことがおきてしまうこともあります。

では実際にはどのようなことが起きうるのでしょうか。一番大問題となるのは、更新しようとしたときに別のファイルで公開されているページを上書きしてしまい、元に戻せなくなってしまうことです。バックアップを取っていればすぐに戻すこともできますが、ホームページ作成をしたマシンがいつまでも現役とは限りません。データはDVD、別のマシンなどいくつかの媒体にコピーしておくと安全でしょう。

更新作業をする人がホームページ作成をした人と同一人物であればこのようなトラブルはあまり起きませんが、別の人、会社が更新する場合は注意が必要です。特に多くの人が訪れるようなページに育っていた場合、ユーザーからクレームが入る可能性もあります。上書きする前に一度アップされているファイルのバックアップを取ることも大切です。マシン間でバックアップを取っていても、実は別のマシンで最新版が作られており、古いファイルでかき消してしまうこともあるのです。

これはホームページ作成専門の会社でも稀に起きるミスで、各社注意を払っている点です。このミスのことを「先祖返り」などと呼ぶこともあります。一度先祖返りさせてしまったら、以前更新したものをまた作り直さなくてはならなくなり、非常に時間とコストがかかってしまいます。ミスを極力減らすためにも、ファイルの更新方法や注意点を後任の人が見てもわかるようにまとめておくことが大切なのです。また制作者が更新する場合でも、ずいぶんと時間が経ってしまっていると中の構造を忘れてしまうこともあります。

そういう意味でもマニュアルは非常に重要な役割を果たします。ファイルの命名ルールも非常に大切です。同じファイルで「ファイル名_コピー」などのようにしても、一体いつのファイルかわからなくなってしまいます。ファイル名には作った日付などをいれ、並べ替えで一発で最新ファイルが出るようにしておくとよいでしょう。実はファイル管理というものは個人の癖が反映されやすく、人によってはわかりにくい名前をつけてしまっていたりするのです。